UniDocs, İstanbul Kültür Üniversitesi Elektronik Belge Yönetim Sistemi'dir. İKÜ içerisinde yapılan tüm resmi yazışmalar UniDocs içerisinde gerçekleştirilir.
Üniversite'de düzenlenen tüm etkinlikler için doldurulması zorunlu olan "Etkinlik Formu"da UNIDOCS üzerinden oluşturularak onaya sunulur.
Etkinlik Talep Formu Oluşturma Yardımcı Dokümanı
İKÜ’ye diğer kurumlardan gelen fiziksel belgeler ve İKÜ’ye iletilen dilekçeler UniDocs ortamına aktarılır ve sistem üzerinden takip edilir. Sisteme aktarım işleminin merkezileştirilmesi amacı ile Ataköy Yerleşkesi'nde İKÜ Genel Sekreterliği’ne bağlı Evrak Kabul Ofisi (EKO) oluşturulmuştur.
UNIDOCS’un temel çalışma esasları aşağıdaki gibidir:
- Sisteme unidocs.iku.edu.tr adresinden erişilir ve UniPass bilgileri ile giriş yapılır.
- Oluşturulan belgeler, sistemde tanımlanmış birimlere gönderilirken paraf ve imzacılar kullanıcılar tarafından silsile gözetilerek belirlenir.
- Dış kurumlardan gelen belgeler ve üniversitemize iletilen dilekçeler taranarak sisteme Evrak Kabul Ofisi tarafından dahil edilir. Bu belgelerin akışı ve takibi UniDocs üzerinden yapılır.
- Bir belgenin hangi birimde, hangi işlem için, ne kadar süre beklediği ya da ne kadar süredir bekletildiği bilgisi sistem üzerinden takip edilebilir. Sistem işlem bekleyen belgeler ile ilgili sorumluya uyarıda bulunur. Daha sonra bu durum üst yöneticisine bildirilir.
- e-imza, yetkililere kurumumuzca sağlanmıştır.
- Gizli belge sistem üzerinde OLUŞTURULMAZ. UniDocs’tan numara alınarak fiziksel ortamda aktarılır. Aynı şekilde kurum dışından gelen gizli belge açılarak taranmaz. Sadece zarfı taranarak bilgisi sisteme dahil edilir.
- EKO sisteme aktardığı fiziksel belgeleri hitaben yazıldıkları birimlere arşivlenmek üzere aktarır. Üniversitemiz merkezi elektronik ve fiziksel arşiv sistemi proje aşamasındadır. Bu projenin tamamlanmasından sonra fiziksel belgeler arşiv sisteminde toplanacaktır.
- Belgelere numara sadece UniDocs tarafından verilir. Bu numaralar YÖK’ün de onayladığı TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardına göre üretilir.
- Belgeler TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi standardında belirtilen klasörleme sistemi olan “Standart Dosya Planı'na” (SDP) uygun saklanır. SDP, klasörlerinde o belge türünün saklanma süresi, imha şekli ve eğer gerekiyorsa aslının ya da kopyasının ilgili devlet kurumlarına aktarılma esaslarını da belirler. Bu nedenle belgelerin doğru klasöre atanması önemlidir.
- Sistem kullanımı ile ilgili destek ilk aşamada Anahtar Kullanıcılar tarafından sağlanır.
Standart Dosya Planı içerisindeki klasörleri yetki ile görmek mümkündür. Oluşturduğunuz ya da kaydetmek istediğiniz belgeye uygun klasörü göremiyorsanız anahtar kullanıcınız ile temasa geçmeniz gerekmektedir.
UniDocs Elektronik Belge Yönetim Sistemi projesinde görev alan anahtar kullanıcıların listesine ulaşmak için TIKLAYINIZ.
Evrak Kabul Ofisi Ataköy Yerleşkesi’nde zemin katta bulunan kütüphane girişinin karşısındadır. EKO ile iletişimde eko@iku.edu.tr e-posta adresi kullanılabilir.
EKO’nun kurulum amacı üniversitemize dışarıdan iletilen her türlü resmi belgenin (Kurum dışından gelen yazılar, dilekçeler vb.) UniDocs’a girişini sağlamaktır.
EKO, ilk aşamada yalnızca Ataköy Yerleşkesi'ne ulaşan belgelerin yönetimini gerçekleştirecektir. Ataköy Yerleşkesi'nde bulunan tüm birimlerin hiçbir fiziksel evrakı kabul etmemesi ve belgeyi getiren kişileri doğrudan EKO’ya yönlendirmesi UniDocs sisteminin sağlıklı işleyişi için önem taşımaktadır.
EKO, belgeyi elektronik olarak sisteme ekleyerek, belgenin UniDocs üzerinden, hitaben yazıldığı birime ulaştırılmasını sağlayacak. Elektronik Arşiv Projesi gerçekleştirilene kadar fiziksel belgeyi yine hitaben yazıldığı birime posta aracılığıyla iletecektir.
E-imza’nın bozulması ya da kaybolması durumunda İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı'na başvurulması gerekir. Aynı şekilde yeni bir yetkili için imza tedariği İKDB tarafından sağlanır.
Elektronik imza ile ilgili tanımlar ve kurulumlar BST tarafından sağlanır. Kurulumlar ile alakalı olarak Orion üzerinden Destek Talebi oluşturulması gerekmektedir.
Üniversitemizde kullanılan elektronik imzaların sertifika yenileme işlemlerinin sertifika geçerlilik tarihinin son 45 günü içinde yapılması gerekmektedir.
| Elektronik İmza Sertifika Yenileme Kullanıcı Dokümanı |
Üniversite dışında e-imza hizmetinden faydalanabilmek için aşağıda belirtilen adımları takip etmeniz yeterli olacaktır.
1. Üniversite dışındaki herhangi bir bilgisayarda UniDocs sisteminden e-imza atılabilmesi için kullanılan bilgisayarda E-güven e-imza yazılımının kurulu olması gerekmektedir. Kurulum için aşağıdaki adımlar sırası ile takip edilmelidir:
a. https://www.e-guven.com/destek-masasi/e-imza-yazilimlari/etoken/ linki tıklanır.
b. Açılan sayfada “Aladdin 64 Bit Tüm Driverlar” seçilerek ilgili yazılım bilgisayara indirilir ve kurulumu tamamlanır.
2. Kurulumlar tamamlandıktan sonra e-imza bilgisayara takılır ve https://unidocs.iku.edu.tr/enVision/Login.aspx adresinden EBYS sistemine giriş yapılır. İmza atılmak istendiğinde ekranda uyarısı çıkan “Arksigner” uygulaması yönlendirmeler doğrultusunda bilgisayara indirilir ve kurulumu tamamlanır.
Üniversitemizde uygulanan Resmi Yazışma Usul ve Esaslarına ulaşmak için TIKLAYINIZ.
